DSGVO

German Association for Synthetic Biology – GASB e.V.

Datenschutz im Internet

Die GASB sieht sich dem Datenschutz, insbesondere dem Prinzip der Datensparsamkeit und der Transparenz und Eindeutigkeit verpflichtet. Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren die Betroffenen über Datenerhebung und –nutzung sowie Änderungs-, Widerspruchs- und Löschungsmöglichkeiten.

Ihre personenbezogenen Daten werden von GASB gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem deutschen Datenschutzrecht (BDSGV) erhoben, verwaltet und genutzt.

1. Mitglieder

GASB erhebt, verarbeitet und speichert Mitgliederdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind.

1.1 Datenerhebung

1.1.1 individuelle Mitglieder

Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt die “German Association for Synthetic Biology – GASB e.V.” (im Folgenden „GASB“) folgende personenbezogene Daten (Basisdaten), die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind: Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Institution, Land, Adresse, E-Mail, Beitragszuordnung, Zahlart, Beitrittsdatum.

Beim Beitritt wählt das Neumitglied eine Beitragszuordnung aus. Neumitglieder, die eine Ermäßigung in Anspruch nehmen wollen, sind verpflichtet, diese zu belegen. GASB kann dazu schriftliche Belege anfordern, die archiviert werden. Sollten diese aufgrund ihres Ursprungs weitere persönliche Daten (z. B. Matrikelnummer) enthalten oder Dritte betreffen, so wird GASB diese Daten nur zu Zwecken der Mitgliederverwaltung bzw. zur Verwirklichung seiner Vereinsziele verwenden (siehe 3. Datennutzung). Dasselbe gilt für ggf. abweichende Rechnungsadressen.

Um die Mitgliederverwaltung zu erlechtern bzw. den Austausch von Mitgliedern mit gleichen Interessen zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis folgende weitere Daten erhoben: Bankverbindung, Titel, Telefonnummer.

Mit dem Beitritt wird jedem Vereinsmitglied eine persönliche Mitgliedsnummer zugeordnet.

1.1.2 Fördermitglieder

GASB erhebt von seinen Fördermitgliedern grundsätzlich nur die Daten, die für die satzungsgemäße Arbeit, zur Gestaltung der Mitgliedschaft inkl. Festlegung und Zahlung des Mitgliedsbeitrages und der Kommunikation untereinander notwendig sind.

Beim Beitritt werden dazu bei den Fördermitgliedern folgende Daten erhoben:

Größe bzw. Beschäftigtenzahl des kooperierenden Mitglieds, Basisdaten und weitere personenbezogene Daten (Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, e-Mail, Postadresse, Bundesland), des Ansprechpartners, ggf. abweichende Rechnungsadressen.

2. Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe in der GASB dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.

Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

3. Datennutzung

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Vereinszwecke bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach zehn Jahren gelöscht.

Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

3.1 Datenzugriff

Zeichnungsberechtigte Präsidiumsmitglieder erhalten Zugriff auf alle Mitgliederdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden“. Dazu gehören im Fall des Schatzmeisters auch alle für Beitragsfestsetzung und Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten.

3.2 Datenweitergabe innerhalb der GASB

Personenbezogene Daten von individuellen GASB-Mitgliedern werden intern grundsätzlich nur weiter gegeben, wenn dies den Vereinszwecken bzw. der Mitgliederbetreuung dient.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger der GASB, die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Zwischen den unterschiedlichen Mitgliedsgruppen in der GASB (individuelle und Fördermitglieder) werden keine Einzeldaten, sondern jeweils nur personenbezogene Daten der jeweiligen Kontaktpersonen übermittelt. Hierzu ist grundsätzlich eine schriftliche Anfrage notwendig.

3.3. Datenweitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten seiner individuellen Mitglieder sowie die Kontaktdaten seiner Fördermitglieder werden grundsätzlich nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Zum Zweck der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitgliedern behält sich GASB vor, personenbezogene Daten individueller Mitglieder auch an Dritte (z. B. Versender) weiterzuleiten, die sich ihrerseits vertraglich dem Datenschutz verpflichtet haben.

Im Falle von Vergünstigungen, die an die Mitgliedschaft der GASB gebunden sind (z. B. preisreduzierte Konferenzteilnahme) wird GASB auf Nachfrage Auskunft über die Mitgliedschaft erteilen. In diesem Zusammenhang behält sich GASB die Übermittlung personenbezogener Daten (Vorname, Name, Titel, Postadresse, ggf. Dienstadresse, Mitgliedsnummer) von individuellen Mitgliedern vor, sofern dies für die Gewährung der Vergünstigung essentiell ist.

3.4 Vorgaben Dritter

GASB weist darauf hin, dass GASB im Rahmen des (internationalen) Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrages gefordert wird.

GASB behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.

4. Veröffentlichung

GASB macht besondere Ereignisse und Aktivitäten über Pressemitteilungen, auf der Internetseite der GASB oder im Intranet bekannt. Dabei können im Einzelfall Fotos und ausgewählte personenbezogene Mitgliederdaten (Vorname, Name, Funktion) veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wahlen.

Kontaktdaten von satzungsgemäßen Funktionsträgern werden nur dann veröffentlicht, wenn es sich um dienstliche Daten handelt. Private Kontaktdaten können nur veröffentlicht werden, wenn der satzungsgemäße Funktionsträger diesem explizit zugestimmt hat.

5. Auskunfts-, Änderungs- und Löschrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, unrichtige oder veraltete Daten zu berichtigen und alle Daten, die nicht unmittelbar der Mitgliederverwaltung und –betreuung (Basisdaten) bzw. der steuerrechtlichen Vorhaltefrist dienen, zu sperren oder zu löschen.

6. Löschung bei Ende der Mitgliedschaft

Ihre Daten werden bis zum Ende Ihrer Mitgliedschaft gespeichert. Beim Austritt des Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der zehnjährigen Vorhaltefrist gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die GASB nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.

Internet

7. Facebook Plugins

Auf unseren Internetseiten www.ga-sb.de und www.synthetischebiologie.org sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA integriert (Facebook-Logo bzw. “Like-Button”). Eine Übersicht über die Facebook-Plugins finden Sie hier: http://developers.facebook.com/docs/plugins/.

Wenn Sie unsere Seite besuchen, wird über das Plugin eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Seite besucht haben. Wenn Sie den Facebook “Like-Button” anklicken während Sie in Ihrem Facebook-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem Facebook-Profil verlinken. Dadurch kann Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von facebook unter http://de-de.facebook.com/policy.php.

Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus.

Twitter-Dienste

Unsere Internetseiten www.ga-sb.de und www.synthetischebiologie.org verwenden Dienste des sozialen Onlinedienstes Twitter. Twitter wird von der Twitter Inc., 795 Folsom Street, Suite 600, San Francisco, CA 94107, USA betrieben. Durch die Benutzung der Funktion “Re-Tweet”, die durch das Betätigen des “Tweet – Buttons” geschieht, entsteht eine Verknüpfung der von Ihnen aufgerufenen Webseite mit Ihrem Benutzerkonto bei Twitter. Diese Information wird anderen Twitternutzern entsprechend angezeigt.

Wir weisen darauf hin, dass wir leider keinen Einfluss auf den Inhalt, Umfang der Nutzung der von Twitter Inc. erhobenen Daten haben und verweisen für weiterführende Informationen auf die Seiten der Twitter Inc. unter: http://twitter.com/privacy Weiterhin weisen wir Sie darauf hin, dass Sie zum Schutze Ihrer Privatsphäre entsprechende Änderungen in Ihrem Twitterkonto vornehmen können

12. Teilnehmer an Veranstaltungen

GASB erhebt bei Teilnehmern von Veranstaltungen nur die Daten, die zur Durchführung der Veranstaltung bzw. zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie e-Mail-Adresse oder Postadresse.

Sofern bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich GASB die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen.

Zur Dokumentation der Veranstaltung können Bild- und Tonaufnahmen gemacht werden, die ihrerseits im Rahmen der Berichterstattung in Print- oder Digitalmedien verwendet werden können. Dabei wird GASB die Persönlichkeitsrechte der Abgebildeten beachten.

13. Versandkunden

GASB erhebt bei der Bestellung von Informationsmaterial nur die Daten, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung der Bestellung erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie die Lieferadresse und (sofern abweichend) die Rechnungsadresse des Bestellers.

Sofern bei kostenpflichtigem Informationsmaterial Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich GASB die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen und speichert diese, solange sie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Bestellung notwendig sind.